6 consells per aconseguir reunions productives:
Com tenir reunions eficaces
Les reunions de treball son imprescindibles, però un recent estudi declara que més del 64% dels enquestats valoren negativament l'organització de les reunions i son vistes com una font ineficient de pèrdua de temps.
Com millorar l'eficàcia de les reunions?
Us proposem 6 consells per aconseguir-ho:
1. SENSE PROPÒSIT CLAR, NO HI HA REUNIÓ
Si no pots formular el propòsit de manera clara, no hauries de fer la reunió. Molts temes es tracten millor de manera ad-hoc amb una conversa cara a cara.
2. SENSE AGENDA I ACTA NO HI HA REUNIÓ
Envia l'agenda mínim un dia abans de la reunió. Durant la reunió pren notes de les decisions i accions. al final de la reunió, envia l'acta a tots els assistents.
3. COMENÇA A L'HORA, I TRIA LA DURACIÓ JUSTA
Assegurat de començar la reunió a l'hora i terminar-la puntual o abans. El temps ajustat ajuda a les persones a enfocar-se en el resultat.
4. CAP ASSISTENT INNECESSARI
No convidis a ningú que no hagi d'estar a la reunió. Qualsevol assistent 'por si acaso', probablement perdrà el temps assistint, i afegirà ineficiència a la reunió.
5. ESCOLTA ACTIVA SENSE INTERROMPRE
L'ego de qualsevol participant pot fer perdre qualsevol reunió. El més poderós antídot contra l'ego es l'escolta activa. Hem de posar l'atenció a la persona que està parlant.
6. ENVIA L'ACTA I FES SEGUIMENT
Una reunió només és bona si té un bon seguiment. Cada assistent s'ha de responsabilitzar dels seus compromisos. L'organitzador s'encarrega de fer el seguiment.